Standar Kearsipan Kita Bermasalah: Mengapa Agenda Surat Seharusnya Tak Boleh Musnah dalam Tiga Tahun
Standar Kearsipan Kita Bermasalah: Mengapa Agenda Surat Seharusnya Tak Boleh Musnah dalam Tiga Tahun
Oleh: Kang Marta
Polemik dokumen pencalonan yang terungkap di sidang Komisi Informasi Pusat (KIP) pekan lalu telah memunculkan perdebatan mendasar: Seberapa seriuskah negara kita menjaga arsip vital?
Klaim KPU Surakarta yang menyatakan bahwa "agenda surat masuk"—dokumen yang menjadi jejak administratif penerimaan berkas pencalonan—telah musnah dalam waktu tiga tahun, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) PKPU No. 17 Tahun 2023, adalah anomali serius. Klaim ini tidak hanya merusak kredibilitas KPU, tetapi juga menunjukkan adanya kerentanan fatal dalam sistem kearsipan negara kita jika dibandingkan dengan standar universal.
Dokumen Pencalonan: Arsip Vital, Bukan Sampah
Sistem kearsipan yang kuat, seperti yang diterapkan di banyak negara maju (misalnya, Amerika Serikat melalui NARA), didasarkan pada satu prinsip: Nilai Guna Hukum dan Historis harus diutamakan. Dokumen yang menjadi dasar legitimasi pejabat publik dan integritas pemilu adalah historical records yang tidak boleh dimusnahkan.
Di Amerika Serikat, dokumen pencalonan pejabat federal sering dikategorikan sebagai arsip Permanen, atau memiliki JRA hingga 25-50 tahun untuk dokumen pendukung. Tujuannya jelas: mempertahankan nilai guna pembuktian untuk audit, penelitian sejarah, dan penyelesaian sengketa hukum yang mungkin timbul berpuluh tahun kemudian.
Lalu, bagaimana dengan Indonesia?
Kejanggalan JRA Versi KPU
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip terbagi menjadi dinamis (aktif dan inaktif) dan statis (permanen). Berkas pencalonan seharusnya masuk kategori arsip vital.
Namun, KPU Surakarta mengklaim bahwa agenda surat masuk—dokumen kunci yang mencatat tanggal, nomor, dan jenis dokumen yang diterima—musnah dalam waktu 3 tahun (1 tahun aktif, 2 tahun inaktif).
Ini adalah anomali yang berbahaya:
Jejak Administratif adalah Bukti Kunci: Agenda surat adalah metadata dari dokumen utama. Musnahnya agenda surat berarti hilangnya bukti sah kapan, oleh siapa, dan dengan nomor berapa dokumen pencalonan diterima. Dalam praktik internasional, jejak administratif ini dipertahankan sebagai bagian integral dari arsip utama yang permanen.
JRA yang Anomali: Jangka waktu retensi 3 tahun bagi dokumen yang terkait erat dengan legitimasi pejabat publik adalah waktu yang sangat pendek. Ini menunjukkan penurunan drastis nilai guna yang ditetapkan KPU untuk arsip administratif politik. Bagaimana mungkin dokumen yang menjadi dasar pembuktian dapat dianggap setara dengan arsip non-vital lainnya?
Perbandingan ini memperkuat dugaan bahwa JRA KPU memiliki interpretasi yang terlalu longgar—atau sengaja dibuat pendek—untuk dokumen sensitif.
Implikasi Terhadap Kredibilitas dan Hukum
Jika di kancah internasional, inkonsistensi keterangan dan dugaan pemusnahan arsip vital secepat ini akan memicu investigasi tingkat federal. Di Indonesia, anomali JRA ini, ditambah dengan inkonsistensi lisan pejabat di persidangan, menjadi dasar kuat bagi kecurigaan publik mengenai upaya Obstruction of Justice (penghalangan kebenaran).
Penghilangan agenda surat sama dengan penghilangan bukti yang paling merusak. Sebab, tanpa agenda surat, KPU dapat mengklaim dokumen utama (ijazah) ada, tetapi tidak ada yang dapat membuktikan kapan dan bagaimana dokumen itu diterima.
Mendesak Standar Kearsipan yang Universal
Pemerintah dan lembaga kearsipan negara (ANRI) harus bertindak.
Audit dan Koreksi JRA: ANRI harus segera mengaudit dan mengoreksi PKPU No. 17 Tahun 2023, memastikan bahwa dokumen administratif yang memiliki nilai guna hukum dan historis untuk pencalonan kepala daerah memiliki JRA yang bersifat permanen atau minimal jangka panjang (misalnya, 25 tahun atau lebih).
Penegakan Hukum Kearsipan: Klaim pemusnahan arsip harus diselidiki secara hukum. Pemusnahan arsip di luar prosedur yang sah adalah tindak pidana yang diancam hukuman penjara hingga 10 tahun berdasarkan UU Kearsipan.
Integritas demokrasi kita tidak diukur dari seberapa cepat kita mencetak surat suara, tetapi seberapa lama kita mampu menjaga dan membuktikan keabsahan dokumen vital para pemimpin kita. Kearsipan yang buruk adalah resep menuju tata kelola yang tidak akuntabel.